A gestão de mudanças no escopo do trabalho é uma prática essencial para garantir que o projeto permaneça alinhado com as expectativas e que quaisquer ajustes necessários sejam incorporados de maneira ordenada e justa. A agência de marketing digital lida com essas mudanças da seguinte forma:
- Processo Formal de Solicitação de Mudanças:
- Documentação: Qualquer solicitação de mudança no escopo deve ser formalizada por escrito, seja pelo cliente ou pela agência. Isso pode ser feito através de um formulário de solicitação de mudança ou por e-mail, detalhando as alterações propostas.
- Avaliação da Mudança: A agência realiza uma avaliação detalhada da solicitação para entender o impacto da mudança no projeto, incluindo custos adicionais, tempo necessário, e recursos requeridos.
- Análise de Impacto:
- Impacto no Cronograma: A agência avalia como a mudança afetará o cronograma original do projeto. Se a mudança for significativa, um novo cronograma pode ser proposto e acordado com o cliente.
- Impacto Financeiro: A agência também analisa os custos adicionais que podem surgir devido à mudança. Isso inclui custos de pessoal, ferramentas, ou recursos externos necessários para implementar a alteração.
- Impacto no Escopo Geral: A mudança é analisada em relação ao escopo original para garantir que não comprometa outros aspectos do projeto. Se a mudança resultar em um aumento ou diminuição do escopo, isso é claramente definido.
- Aprovação da Mudança:
- Revisão pelo Cliente: A agência apresenta a análise de impacto ao cliente, incluindo qualquer alteração no cronograma, orçamento, e escopo. O cliente deve revisar e aprovar essas mudanças antes que a agência inicie o trabalho adicional.
- Acordo de Termos: Uma vez que o cliente aprova a mudança, um adendo ao contrato original pode ser criado, detalhando os novos termos. Esse adendo deve ser assinado por ambas as partes para formalizar a mudança.
- Execução da Mudança:
- Alocação de Recursos: Após a aprovação, a agência aloca os recursos necessários para implementar a mudança. Isso pode incluir a reatribuição de tarefas ou a contratação de pessoal adicional.
- Monitoramento e Comunicação: Durante a execução da mudança, a agência mantém o cliente informado sobre o progresso, assegurando que a alteração seja implementada conforme acordado.
- Ajustes no Escopo Futuro:
- Flexibilidade: A agência mantém uma abordagem flexível, preparada para lidar com mudanças adicionais que possam surgir durante o projeto. Cada mudança é tratada individualmente, garantindo que o escopo continue a atender às necessidades do cliente.
- Prevenção de Escopo Descontrolado (Scope Creep): Para evitar que o escopo se expanda de forma descontrolada sem controle de custos ou prazos, a agência monitora rigorosamente todas as solicitações de mudança e discute as implicações com o cliente antes de prosseguir.
- Revisão e Feedback:
- Revisão Pós-Implementação: Após a implementação de uma mudança, a agência revisa o impacto real da alteração no projeto e compartilha os resultados com o cliente. Isso ajuda a garantir que a mudança atingiu os objetivos desejados.
- Feedback Contínuo: A agência solicita feedback contínuo do cliente para ajustar qualquer aspecto do projeto conforme necessário e para melhorar a gestão de mudanças em projetos futuros.
- Documentação Atualizada:
- Registro de Mudanças: Todas as mudanças aprovadas e implementadas são documentadas e adicionadas ao escopo original do contrato. Isso assegura que todas as partes tenham uma referência clara e atualizada do escopo do trabalho.
Essas práticas garantem que as mudanças no escopo sejam gerenciadas de forma transparente, minimizando o risco de mal-entendidos e mantendo o projeto dentro do orçamento e prazo acordados.
Última atualização: 08 de agosto de 2024.